Format, plik i załączniki: sprawdź cały pakiet przed terminem
Rozszerzenie pliku nie mówi jeszcze, co zostało podpisane i co przyjmie system. Na przykładzie warszawskiego KRS przygotuj matrycę formatu, załączników, podpisów, złożenia i potwierdzenia wniesienia.
Najczęstszy błąd przed terminem nie musi dotyczyć certyfikatu. Zespół podpisuje poprawną treść w formacie, którego portal nie przyjmuje, pozostawia odłączony podpis na innym komputerze albo dołącza załącznik nieobjęty wymaganym podpisem. Dlatego decyzję techniczną zaczyna się od instrukcji odbiorcy i próbnego pakietu, nie od domyślnego ustawienia aplikacji.
Format dokumentu i format podpisu to dwa pola
PDF, XML, arkusz czy plik archiwum opisują dane. PAdES, XAdES i CAdES opisują rodziny podpisów, a ASiC jest kontenerem pozwalającym powiązać podpisy z jednym lub wieloma elementami. Komisja Europejska wskazuje typowe zastosowania: PAdES dla PDF, XAdES dla XML, XAdES lub CAdES dla danych binarnych oraz ASiC dla wielu dokumentów. To wskazówki interoperacyjności, nie pozwolenie na zignorowanie specyfikacji konkretnego odbiorcy.
W matrycy zapisz oba pola. „PDF podpisany elektronicznie” jest zbyt ogólne, jeżeli system żąda konkretnego profilu, sposobu opakowania albo osobnego pliku podpisu.
Opakowanie decyduje, co trzeba przekazać
Podpis może być osadzony w danych, obejmować dane umieszczone wewnątrz podpisu albo występować jako plik odłączony. Przy wariancie odłączonym odbiorca potrzebuje niezmienionego dokumentu i odpowiadającego mu pliku podpisu. Zmiana nazwy nie zawsze narusza kryptografię, ale może złamać regułę systemu lub procedurę archiwum, dlatego nazw nie zmieniaj bez potrzeby.
Kontener rozwiązuje problem wspólnego transportu tylko wtedy, gdy system go akceptuje i walidacja pokazuje, które elementy obejmuje podpis. Samo spakowanie plików do zwykłego ZIP nie tworzy ASiC ani nie podpisuje załączników.
Załącznik potrzebuje własnej decyzji
Dla każdego załącznika ustal:
- Czy jest częścią oświadczenia, materiałem dowodowym czy tylko informacją?
- Czy ma być podpisany osobno, objęty kontenerem, czy przesłany bez podpisu?
- Kto ma go podpisać i czy wymagane są wszystkie osoby z dokumentu głównego?
- Jaki format, rozmiar i nazwa są dopuszczone?
- Czy po konwersji pozostał czytelny i kompletny?
Nie wyprowadzaj odpowiedzi z podobnej sprawy. Portal może inaczej traktować formularz generowany w systemie, własny plik oraz załącznik. Jeśli instrukcja jest niejednoznaczna, uzyskaj wyjaśnienie właściwego gospodarza przed terminem i zachowaj jego treść.
Wiele podpisów wymaga próby kolejności
Sprawdź, czy kolejny podpis zachowuje wcześniejsze podpisy i czy wszyscy pracują na tej samej wersji. Nie wysyłaj pliku pocztą między osobami bez kontroli nazwy i wersji. Ustal repozytorium robocze, blokadę edycji oraz osobę, która po ostatnim podpisie wykonuje walidację całego pakietu.
Jeżeli system wymaga podpisania wewnątrz portalu, test wykonaj na kontach o takich samych rolach jak produkcyjne, o ile dostępne jest bezpieczne środowisko testowe. Nie próbuj obchodzić ograniczeń przez zmianę rozszerzenia lub ręczną modyfikację kontenera.
Konwersję i kompresję traktuj jak zmianę dokumentu
Eksport z edytora do PDF, połączenie stron, zmniejszenie rozmiaru, usunięcie metadanych albo ponowne zapisanie pliku mogą zmienić dane. Takie operacje wykonuj przed ostatecznym zatwierdzeniem i podpisem. Po każdej konwersji sprawdź czytelność, liczbę stron, osadzone załączniki, kolejność i wartości, które miały pozostać niezmienne. Jeśli portal sam przekształca dokument, ustal na etapie próby, co przedstawia podpisującemu i jaki plik lub dowód zwraca po operacji.
Zachowaj również nieprzekształconą wersję wejściową, jeśli polityka dokumentacji przewiduje możliwość późniejszego odtworzenia przebiegu konwersji.
Raport walidacji trzeba przeczytać, nie tylko zapisać
DSS opisuje trzy główne wskazania: pełne powodzenie, wynik nieokreślony oraz niepowodzenie. Raport podaje przyczyny dotyczące między innymi integralności, formatu, certyfikatu, kwalifikowanego statusu, urządzenia i danych czasowych. „Nieokreślony” oznacza niedostateczne dane do jednoznacznej oceny według polityki, a nie automatyczne potwierdzenie lub odrzucenie.
Zapisz użyte narzędzie, wersję, politykę, czas walidacji i raport. Publiczny demonstrator Komisji służy testom i nie jest kwalifikowaną usługą walidacji. Przesłanie pliku oznacza przekazanie go do infrastruktury Komisji, dlatego nie używaj tam dokumentów poufnych ani zawierających dane wrażliwe. Organizacja powinna wskazać zatwierdzone narzędzie odpowiednie do klasy informacji.
Próba końca do końca przed terminem
Przygotuj neutralny pakiet o tych samych formatach i podobnym rozmiarze. Niech każda właściwa rola wykona swój krok: zatwierdzenie wersji, podpis, kolejny podpis, walidację, wysyłkę oraz pobranie potwierdzenia. Zanotuj ograniczenia portalu i czas potrzebny na poprawę, ale nie traktuj wyniku próby jako gwarancji przyszłej dostępności systemu.
Warszawski przykład: podpisanie to jeszcze nie wniesienie do KRS
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy podaje, że od 1 lipca 2021 roku wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się wyłącznie elektronicznie, a właściwym kanałem jest Portal Rejestrów Sądowych. W matrycy wpisz więc PRS jako system odbiorcy i oddziel podpisanie wniosku od jego złożenia.
Informacja Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy o elektronicznych wnioskach KRS.
Instrukcja e-formularzy KRS w wersji 1.07 pokazuje tę granicę techniczną: akcja „Złóż wniosek” jest dostępna po pozytywnej kontroli poprawności i dopiero ona przenosi dokument do zakładki „Wysłane”. Tam pojawiają się data wpływu do sądu i sygnatura, a system pozwala wyświetlić elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma. Sam status podpisu nie jest więc końcowym dowodem procesu.
Ogólne zasady obsługi e-formularzy KRS — PRS.
Załączniki mają osobną bramkę. Instrukcja PRS w wersji 1.05 dopuszcza dokument z podpisem osadzonym albo dokument i podpis w osobnym pliku. Wymienia formaty PAdES, XAdES, CAdES, XML.SIG i SIG oraz limit 30 MB dla załącznika. Jest to katalog techniczny, nie zgoda na pominięcie podpisu wymaganego w danej sprawie.
Instrukcja obsługi załączników do e-formularzy KRS — PRS.
Próba tego obiegu ma więc cztery osobne wyniki: poprawność formularza, podpis, przeniesienie wniosku do „Wysłane” oraz elektroniczne potwierdzenie wniesienia. Dla każdego załącznika zapisz dodatkowo typ pliku, sposób powiązania podpisu, format podpisu i rozmiar. Nie zastępuj żadnego z tych pól jednym komunikatem „podpisano”.
W dniu właściwej wysyłki ponownie sprawdź aktualną instrukcję, zamroź wersję i porównaj wysyłany plik z plikiem po walidacji. Pełną listę dowodów znajdziesz na stronie Kontrola podpisania i doręczenia. Role i zastępstwo przygotujesz w Planie wdrożenia w zespole.
Źródła wykorzystane w artykule
- eSignature FAQ: formaty, opakowanie i walidacja — Komisja Europejska
- Dokumentacja Digital Signature Service — Komisja Europejska
- Standardy i specyfikacje podpisów — Komisja Europejska
- DSS Demonstration WebApp i zasady testowego użycia — Komisja Europejska
- Elektroniczne wnioski KRS — Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy
- Ogólne zasady obsługi e-formularzy KRS — PRS
- Instrukcja obsługi załączników do e-formularzy KRS — PRS