Kontrola podpisania i doręczenia: dwa zdarzenia, jeden pakiet dowodowy
Poprawnie podpisany dokument może nie zostać wysłany. Wysłany pakiet może zawierać inną wersję niż zatwierdzona. Potwierdzenie przyjęcia może dotyczyć koperty, ale nie rozstrzygać wyniku dalszej kontroli formalnej. Dlatego zespół powinien oddzielić cztery bramki: właściwe dane, właściwy podpis, właściwe przekazanie oraz właściwy dowód zakończenia.
Bramka 1. Zamroź wersję do podpisu
Nadaj finalnemu plikowi jednoznaczną nazwę i identyfikator wersji. Zapisz datę zatwierdzenia, osobę akceptującą oraz listę załączników. Jeżeli procedura wykorzystuje skrót kryptograficzny, generuj go zatwierdzonym narzędziem i przechowuj razem z opisem algorytmu. Nie poprawiaj literówki ani metadanych po złożeniu podpisu. Każda zmiana wymaga nowej oceny i zwykle nowego podpisania.
Przed podpisem pokaż podpisującemu treść oraz dokładny zakres danych. Sam tytuł okna albo miniatura pierwszej strony nie wystarczają, zwłaszcza gdy podpis ma obejmować kontener z kilkoma plikami.
Bramka 2. Sprawdź podpis i jego zakres
Wynik walidacji
Raport walidacji powinien pozwalać zidentyfikować podpisującego, certyfikat, kwalifikowany status, integralność danych, wynik kontroli statusu certyfikatu, format i czas przyjęty przez politykę walidacji. Komisja Europejska opisuje wyniki takie jak zgodny, nieokreślony i niezgodny; stan nieokreślony nie jest automatycznie sukcesem ani dowodem fałszerstwa. Wymaga odczytania przyczyny.
Zakres podpisanych danych
Sprawdź również, co jest objęte podpisem. Przy podpisie odłączonym potrzebny jest zarówno plik podpisu, jak i niezmieniony dokument źródłowy. W kontenerze trzeba zobaczyć listę elementów. W PDF grafika przypominająca podpis nie jest dowodem kryptograficznym, a brak widocznej grafiki nie przesądza o braku podpisu.
Jeżeli proces wymaga kilku podpisów, po każdym dodaniu ponownie zweryfikuj cały pakiet. Ustal, czy podpisy są równoległe, czy kolejność ma znaczenie dla systemu. Nie wyprowadzaj zasad reprezentacji z samej kolejności certyfikatów.
Bramka 3. Potwierdź przekazanie dokładnie tego pakietu
Operator wysyłki porównuje nazwę, rozmiar lub inny stabilny identyfikator wysyłanego pakietu z wersją po walidacji. Następnie zapisuje kanał, konto, adresata, czas rozpoczęcia i wynik operacji. Komunikat „podpisano” nie znaczy „wysłano”, a zamknięcie okna przeglądarki nie jest potwierdzeniem odbioru.
Kanał wynika z wymagań sprawy. Portal, usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, poczta lub inny system tworzą różne dowody i mogą inaczej wyznaczać moment wysłania albo doręczenia. eIDAS przewiduje szczególne domniemania dla kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, lecz nie przenosi ich automatycznie na dowolną wiadomość. Właściwy kanał i skutek terminu trzeba ustalić dla konkretnej procedury.
Bramka 4. Zapisz potwierdzenie i dalszy status
Pobierz oryginalne potwierdzenie w formacie udostępnionym przez system. Zapisz identyfikator sprawy, nadawcę, adresata, datę i czas oraz status, ale nie przepisuj ręcznie danych jako jedynego dowodu. Jeżeli system wydaje osobne potwierdzenie wysłania, doręczenia, wpłynięcia albo przyjęcia do dalszego przetwarzania, zachowaj każde i nie nadawaj im wspólnej nazwy „UPO” bez sprawdzenia treści.
Monitoruj też odpowiedź po kontroli formalnej. Potwierdzenie transportu nie gwarantuje, że odbiorca zaakceptował format, komplet załączników, umocowanie czy treść. Zapisz osobno wynik przekazania i wynik rozpoznania sprawy.
Pakiet dowodowy powinien dać się odtworzyć
Minimalny pakiet zawiera zatwierdzony dokument źródłowy, każdy wymagany plik podpisu lub kontener, raport walidacji, listę załączników, potwierdzenia z kanału doręczenia oraz notatkę o wyniku. Przechowuj go zgodnie z klasyfikacją dokumentacji i wymaganym okresem, z kontrolą dostępu. Nie umieszczaj PIN-ów, kodów jednorazowych ani danych pozwalających złożyć kolejny podpis.
Po kilku miesiącach inna uprawniona osoba powinna móc odpowiedzieć: co podpisano, kto podpisał, według jakiego wyniku walidacji, co wysłano, kiedy i jaki dowód wrócił. Jeśli odpowiedź wymaga prywatnego telefonu lub skrzynki byłego pracownika, architektura procesu jest niepełna.
Kontrola przed krytycznym terminem
Nie wykonuj pierwszej próby na dokumencie terminowym. Użyj neutralnego pliku i przejdź przez cały kanał testowy, o ile odbiorca go przewiduje. Sprawdź limit rozmiaru, obsługę wielu podpisów, komplet załączników, role użytkowników i miejsce pobrania potwierdzeń. Zostaw czas na poprawę, ponowne podpisanie i alternatywną osobę uprawnioną, ale nie zakładaj alternatywnego kanału, którego procedura nie dopuszcza.
Pełne role i scenariusz zastępstwa ułożysz na stronie Wdrożenie podpisu w zespole w Warszawie.